たこぶろぐ

会社でいろいろ考え事をしたり、アイデアを練ったり、あるいはプリントアウトした用紙に赤を入れたり。
まだまだ紙はなくなりそうになりません。手で書かないと何も思いつかないですし、読むときもディスプレイで眺めるよりはプリントアウトの方が相性がいいようでもあります。

そんな小生ではありますが、仕事の書類を個人でファイリングすることは稀です。共同のキャビネットがあり、重要書類はそこに集約されるようになっているからです。
そして、報告書の類いは最終的にはコンピュータにインプットされ、閲覧用プリントアウトと同様に共同保管されます。

でも、それはあくまで一年間が終わった後に完成した報告書類です。自分が仕事で使う書類はフィニッシュデータではなく「考えている途中の紙」ですので、必ず数枚から十数枚は手許に残ります。
この紙を、どのように管理すればいいのか？

バインダーを使ってみたり、ハンギングフォルダを使ってみたり、いろいろ試行錯誤を繰り返しました。
結果、「ここには保存書類は一つもない＝一年後には必ず破棄するA4かA3のプリントアウトと、自分のアイデアを書き殴ったA4用紙だけだ」と判りましたので、もっともシンプルでお金のかからない、それでいて運用に満足のいく管理方法で行くことにしたのです。

用意するものは、ふたつ。
まずはクリアホルダー。世間では「クリアファイル」と呼んでいる例もあるようですが、ここは日本ファイル・バインダー協会の分類に則って「クリアホルダー」に統一します。
買ったり、もらったり、景品でついてきたり──けっこう手許に使わないクリアホルダーが溜まっていたりしませんか？
小生はそんな未使用のホルダーを用意しました。15枚です。新規購入はしませんでした。

そして、もうひとつが、これ。



カンミ堂の「ココフセンインデックス」です。



開けると、左上のような厚いプラスチックのシートが15枚と、右上のようなインデックスシート。そして、説明書が出てきます。



説明書をクリアホルダーの上端に合わせるようにして滑り込ませ、シート（「プレートふせん」という名前がついています）を1枚、台紙から剥がします。そしてそこのガイド絵に合わせてホルダー内部に接着──ぎゅっと押しつけます。
プレートふせんは全部で15枚。5枚ずつ同じ高さで用意され、それぞれの下端の形が異なっています。ガイドに合わせて貼ることで、綺麗に並べて貼ることができるんですね。



会社で使っているものなので、モザイクがかかっています。ご了承ください。

5枚×3列、15枚の板を貼り終えました。ここに、インデックスシール（「貼り替えラベル」という名前がついています）で内容を記入して貼り込んでいきます。このラベルはその名の通り再剥離が可能なので、後で貼り替えもできます。



立てると、こう。
背後にあるホルダーも、きっちりタイトルが見えます。
クリアホルダー自体は自立しませんが、こうしてファイルボックスに束ねて立てて置くと使い勝手がぐんと良くなります。
「全ての紙資料とメモがここにある」というルールにしておけば、書類の紛失の可能性が格段に減ります。
また、ファイルにしまって見えなくしてしまうことによる「無用の安心感」を払拭し、常に「見るべき、検討すべき紙がそこにある」ことを意識することが可能になります。



プレートふせんが透明なので、中の書類に貼った付箋をはみ出させてサブインデックスにすることも可能です。
クリアホルダーですから、仕事の時はプロジェクトに関係のあるホルダーだけを引き抜いて机上に出せばバインダーのように邪魔にはなりませんし、会議室に打ち合わせ、などと言う場合も重いバインダーでいらない書類まで持ち歩くことがありません。

ココフセンインデックスは700円（税抜）。クリアホルダーが手許に余っている方、すでに書類をクリアホルダーで分類している方、ぜひお試し下さい。そしてこの気軽なファイリングシステムで、寝ている書類を起こしてみませんか？
「寝かした書類は死んだ書類」ですよ！
ファイルボックスで立てている、というところまではけっこうされている方、多いと思います。そこにインデックスの便利さをプラス！　見た目以上に便利です。お薦め！